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盡管對管理職能的劃分有不同的理解和分類,但是大多數(shù)專家都承認(rèn):管理的基本職能就是管理工作所包括的幾種基本活動的內(nèi)容,其中有四項(xiàng)基本職能是多數(shù)專家所公認(rèn)的,即計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制。
(一)計(jì)劃
計(jì)劃指在一定時間內(nèi),對組織預(yù)期目標(biāo)和行動方案所做出的選擇和具體安排。簡單地說,計(jì)劃涵蓋了組織的目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑,它是一切管理活動的前提,可以說離開了計(jì)劃,其它管理職能就無法行使。有效的計(jì)劃不僅為組織指明了發(fā)展的目標(biāo)和方向,統(tǒng)一了組織的思想,同時也為組織制訂行動步驟提供了衡量的基點(diǎn),它是名副其實(shí)的管理第一職能。因此,在計(jì)劃職能#的各個要素中,決策是計(jì)劃職能的中心。決策是管理者為了取得預(yù)期的結(jié)果,在對管理規(guī)律認(rèn)識和對管理對象有關(guān)信息的分析、預(yù)測的基礎(chǔ)上,制定與采取活動方案的過程。決策是管理的起點(diǎn),是當(dāng)代管理活動的最重要內(nèi)容和管理者的最基本職責(zé)。計(jì)劃是決策的具體化,它預(yù)先決定做什么、如何做和誰去做。計(jì)劃所涉及的問題是要在未來的各種行為過程中做出抉擇,在我們所處的地方和要去的地方之間鋪路搭橋。雖然準(zhǔn)確的計(jì)劃是很難作出的,但是如果沒有計(jì)劃,結(jié)局就會是聽天由命。
(二)組織
組織職能在于保持完成計(jì)劃所必需的活動的連貫性和協(xié)調(diào)一致,保證活動系統(tǒng)內(nèi)部過程發(fā)展的平衡并給予調(diào)整。組織職能的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維持一種職務(wù)結(jié)構(gòu),使人們明確自己在集體中的位置,了解自己在相互協(xié)調(diào)中所應(yīng)起的作用,自覺地為實(shí)現(xiàn)集體目標(biāo)而有效地工作。組織是從事管理活動的載體,包括對組織結(jié)構(gòu)和組織行為的分析和研究。主要完成下述職能:
(三)領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)是指在組織確立之后,各級管理者利用組織賦予的權(quán)力和自身的影響力,指導(dǎo)和影響組織成員為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所做出的努力和貢獻(xiàn)的過程與藝術(shù)。有效的領(lǐng)導(dǎo)工作是組織任務(wù)完成的關(guān)鍵因素。在日常的管理活動中發(fā)揮著指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、相互溝通以及對員工的激勵等必不可少的作用。領(lǐng)導(dǎo)是指揮、引導(dǎo)活動者的實(shí)際工作,使之順利通向共同目標(biāo)的過程。它直接涉及管理者和管理對象之間人與人的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)是十分必要的,即使計(jì)劃、組織等方面的工作都做得很好,在實(shí)際工作中也還必須輔之以對活動者的指導(dǎo),進(jìn)行良好的溝通以及有效的激勵,引導(dǎo)活動者有效地領(lǐng)會和出色地實(shí)現(xiàn)集體的既定目標(biāo)。
(四)控制
控制是指為了確保系統(tǒng)按預(yù)期目標(biāo)運(yùn)作,對其發(fā)展過程不斷地調(diào)整和施加影響的過程。世界上任何事物的發(fā)展都需要有效和適當(dāng)?shù)目刂?,管理控制尤其必不可少。管理控制手段雖然多種多樣,但其目的都在于使組織適應(yīng)環(huán)境的變化,限制偏差的累積,以保證計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),或根據(jù)客觀環(huán)境的變化,適時地做出調(diào)整。
管理活動的控制職能是對管理客體的工作進(jìn)行評估和調(diào)節(jié),以確保集體的目標(biāo)及為此而擬訂的計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。在管理活動中,一旦決策方案、活動計(jì)劃通過組織付諸實(shí)施,就需要立即對活動加以控制。它通過監(jiān)督,衡量計(jì)劃執(zhí)行的進(jìn)度,揭示計(jì)劃執(zhí)行中的偏差,找出偏差的部位、性質(zhì)和原因,并采取積極措施加以調(diào)節(jié);或者把不符合要求的活動拉回到正常的軌道上來,使之按照原來的決策和計(jì)劃發(fā)展;或者重新決策,修正計(jì)劃。因此,控制工作的職能在很大程度上是使管理工作成為一個閉環(huán)系統(tǒng)。
一艘船要順利駕駛到目的地,船長的角色職能包括:設(shè)計(jì)方向的領(lǐng)航員,實(shí)際控制方向的舵手,輪船的設(shè)計(jì)者或選用者,以及全體船員形成支持、參與和溝通關(guān)系的促進(jìn)者。這些職能就是管理中的( )。
A.計(jì)劃 B.控制 C.組織 D.領(lǐng)導(dǎo)
【答案】ABCD。解析:四個角色職能對應(yīng)答案,計(jì)劃即設(shè)計(jì)方向,控制即控制方向,組織即組織輪船、船員等,領(lǐng)導(dǎo)即獲得船員信任支持。故本題答案選ABCD。
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